Работа с Y-Clients

YClients- это программа по записи агентов в наше рабочее пространство ОфисАгент

Агенты записываются на работу с офис через наш сайт промо или же через офис-менеджера. Время работы офиса: ПН, СР, ПТ-ВС - офис работает с 09:00 до 21:00 ВТ, ЧТ - рабочая зона открыта с 13:00 до 21:00, а Переговорная с 09:00 до 21:00

Офис-менеджер должен просматривать все записи, чтобы не допустить агентов, которые с нами не работают, делает новые записи, отмечает статус по записи (агент пришел или агент не пришел), удаляет отмененные записи и закрывает запись в офис, если проходит какое-то мероприятие

Сама программа - это сайт. Для работы есть: меню разделов, календарь и поле с записями и рабочими местами. На данный момент у нас открыто 15 рабочих зон (переговорная, 8 больших столов и 6 маленьких) Большие столы - столы с 4 стульчиками, там есть возможность записи только для “встречи с клиентами”. Маленькие столы - столы с 2 креслами, там есть возможность бронировать место “для самостоятельно работы” и для “встречи с клиентами” Офис-менеджер отмечает обязательно нужную услугу, для чего агент забронировал стол, данная информация нужна для верной статистики использования рабочего пространства

Записи в YClients различаются по цветам:

В конце рабочего дня офис-менеджер обязательно проверяет, что все записи отмечены по прибытию (они либо оранжевые, либо красные)

Для создания записи выберете нужную рабочую зону, нужное время и заполните нужные поля (Имя, телефон, услугу и комментарий) В поле “Комментарий” прописывается агентство недвижимости

❗️Выбирать и вписывать услугу Обязательно!

❗️У Сотрудников ТрендАгент при бронировании мы пишем в комментариях компанию ТрендАгент, именно на русском 💡Если нужен большой стол с самостоятельно работой - нужно сделать бронирование с нужной услугой за маленьким столом и потом перенести запись на большой

Название компании/агентства можно узнать несколькими способами:

Уточнить напрямую у агента полное название

Посмотреть комментарий по прошлой записи через Историю посещений. Кнопка появляется в правом меню самой записи, после прописывании и выбора агента по номеру телефона!

Нужно зайти по паролю от учетной записи Трендагент. Выбираем город. Выбираем в левом меню Пользователи и снова Пользователи. Вводим номер телефона слитно с 9тки и смотрим данные

Изменить статус работы можно только через саму запись в верхней панели или через знак плюса на записи

Перенос записи можно делать с помощью перетаскивания из одной колонки в другую. На другой день запись переносится с помощью изменения даты в самой записи

Изменять время записи можно с помощью растягивания записи за нижний край, либо через саму запись

Офис-менеджер устанавливает время работы для каждой рабочей зоны. Открывает и закрывает запись в рабочее пространство. Корректировки проходят после согласования руководства (руководитель отдела, директор офиса, директор региона) через настройки YClients

Офис-менеджер раз в год открывает запись в рабочее пространство с учетом наших обучений. Максимальный срок выставления на год вперед Выбираем Настройки - График работы - Выбираем нужные рабочие зоны и в правой панели выставляем время работы 💡Для удобства у нас сделано несколько шаблонов , чтобы легче было выставлять рабочие дни. При выборе шаблона нужно обязательно смотреть на “Интервал действия”, чтобы выставить максимально возможные сроки

Изменить время работы можно через меню Выбираем Настройки - График работы - Выбираем нужные рабочие зоны и в правой панели выставляем время работы

❗️Если в день изменения записи уже есть записи, то программа не даст изменить время работы данной зоны ❗️Если выбираются зоны, у которых изначально разное время работы, то изменить время не получится. Нужно поменять время этих зон поочередно

Перед днями, когда офис закрыт по той или иной причине, офис-менеджер должен выставлять регламент о закрытии рабочего пространства. Регламент прописывается заранее пред обучения, мероприятиями и праздничными днями. Агенты, после оформления записи, получают письмо на почту с указанным дисклеймером о закрытии ОфисАгента в определенные день и время

В левом меню выбираем Онлайн запись - Общие настройки - Экран ввода данных клиента “Настроить”. Дисклеймер прописываем в окне “Текст в виджете”